A Secretaria de Administração realizou o primeiro descarte de documentos da história da Prefeitura de Americana, eliminando cerca de 8 toneladas de papéis do Arquivo Municipal. A ação ocorreu em julho, após a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e a conclusão do processo de digitalização, que converteu os arquivos físicos para o formato digital.
A TTD é uma ferramenta baseada na legislação arquivística federal que define prazos de guarda e a destinação correta dos documentos, seja eliminação ou preservação permanente.
O descarte foi acompanhado pelo diretor da Unidade de Serviços Gerais, Eduardo Spilla. “Nossa equipe faz um trabalho contínuo de digitalização e, pela primeira vez, após aplicarmos a Tabela de Temporalidade, fizemos esse grande descarte. Otimizamos o espaço de armazenamento, organizamos o ciclo de vida dos documentos, além de facilitar a localização das informações”, afirmou.
Após serem desintegrados, os papéis foram transformados em matéria-prima para diversas indústrias recicladoras de papel da região.
O secretário de Administração, Eduardo Flores, destacou a relevância da medida. “A eliminação dos arquivos é essencial para a eficiência da gestão documental, redução de custos, além de permitir acesso fácil e rápido. O serviço promove ainda a sustentabilidade e modernização em nosso sistema”, avaliou.
O procedimento segue o Decreto nº 10.278/2020, que estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos, garantindo segurança, autenticidade, integridade e os mesmos efeitos legais dos originais. A medida tem o objetivo de converter o documento físico em digital, garantindo a fiel reprodução das informações, integridade, autenticidade e legibilidade das informações.
A Secretaria de Administração mantém dois Arquivos Municipais e cumpre a Lei nº 8.159/91, que define as diretrizes para a Política Nacional de Arquivos.
